بررسی جامع استاندارد مدیریت پروژه PMBOK7

مقدمه

موسسه PMI، هر 3 تا 5 سال، تحقیقات آماری را انجام می‌دهد تا مطمئن شود تخصص مدیریت پروژه، بصورت عملی در پروژه‌ها، بکار گرفته می‌شود. نتایج آخرین بررسی‌های موسسه PMI، مطابق با انتظارات نبوده است و اخذ مدرک PMP، به تنهائی نمی‌تواند پروژه‌ها را از شکست نجات دهد.

تاثیر روندهای نوظهور و مسئولیت مدیران پروژه در فضای کسب و کار جدید (مانند تحولات دیجیتال، چابکی کسب و کارها، بلاک چین و …) نیز باعث تحولات شگرفی در دنیای مدیریت پروژه گشته است.

مثلا با بکارگیری فناوری بلاک‌چین که بسیاری از افراد آن را ارز دیجیتال می‌شناسند، فرصتی بکر برای بیشترِ حوزه‌های کسب ‌و کار از جمله مدیریت پروژه فراهم شده است. حتی شرکت آی‌ بی‌ام (IBM)، اعلام نموده است که بلاک چین قادر است به شکلی بالقوه فضای مدیریت پروژه را با حفظ سابقه‌ای از داده‌ها، اطلاعات و درس آموخته‌ها، به شکل تغییرناپذیری مدیریت نماید و به کمک مدیریت حرفه‌ای پروژه بیاید.

این ویژگی در برنامه‌ریزی، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و کلیم‌های پروژه نیز به کمک مدیر پروژه می‌آید. برای مثال، اگر شما با پیمانکار ساختمانی‌تان برنامه‌ریزی کرده بودید که کارگران را در تاریخ مشخصی سر ساختمان بفرستند و آن‌ها افراد را خیلی دیرتر یا زودتر اعزام کنند، آنگاه می‌توان از روی تکنولوژی بلاک‌چین به قصور و تاخیر آن پیمانکار پی برد. همچنین از روی داده‌های این تکنولوژی می‌توان فهمید که چقدر زمان برای هر کاری صرف شده است و فرصت‌ها را برای بهره‌وری بیشتر تیم پروژه شناسایی نمود.

در صنعت ساخت نیز شاهد کاربرد مدل‌سازی اطلاعات ساختمان یا (BIM) هستیم. ایده اصلی مدل‌سازی اطلاعات ساختمان، تسهیل همکاری بین ذی‌نفعان مختلف مانند تیم معماری، مهندسان عمران، تأمین‌کنندگان و سایر دست اندرکاران و ذینفعان در یک پروژه ساختمانی است. با ترکیب BIM و بلاک‌چین در مدیریت پروژه، کارفرمای پروژه می‌تواند قراردادهای هوشمندانه‌ای را تنظیم کند که مثلا فقط به کارگران ساختمان اطلاع دهد در تاریخ تعیین شده و تنها پس از آنکه محموله بتن به محل ساختمان رسید، سر کار حاضر شوند و یا اینکه تا زمانی که بتن تحویل داده نشده است، پیمانکارِ کارگران هیچ تعهدی نسبت به تاریخ تعیین‌ شده نخواهد داشت. این کار می‌تواند از بیکاری و تلف شدن وقت کارگران جلوگیری کرده و به کنترل هزینه‌ها و مدیریت بهینه بودجه پروژه هم کمک نماید.

همچنین بلاک‌چین به علت حذف واسطه در بخش پرداخت صورت وضعیت قراردادها، باعث جلوگیری از هدر رفتن منابع زمانی و مالی می‌گردد. این تکنولوژی می‌تواند امر تحویل و پرداخت را نیز تسهیل نموده و باعث کاهش اختلافات گردد. همچنین این تکنولوژی می‌تواند کمک بزرگی به ثبت دقیق داده‌ها نماید. کافی است، کارفرما یک کیف پول پروژه داشته باشد تا تمامی بودجه پروژه، داخل این کیف پول و برای پرداخت به هر فرد یا پیمانکاری که در پروژه فعالیت می‌نماید بکارگرفته شود. پرداختها نیز می‌توانند مرحله به مرحله و با توجه به پیشرفت پروژه تعریف شوند و هر زمان که یک مرحله به اتمام رسید و محصول نهایی بازرسی و تایید شد، پرداخت به صورت اتوماتیک به فرد یا پیمانکار مورد نظر انتقال یاید.

اینها تنها مثالهای کوچکی از تغییرات حوزه مدیریت پروژه و در واقع هوشمند شدن مدیریت پروژه و ترکیب آن با تکنولوژی های نوظهور است.

با این مقدمه سوال اینجاست که استفاده صرف از متدولوژی آبشاری و همچنین رویکردهای فرایندمحور قبلی که در مدیریت پروژه براساس استاندارد PMBOK-V6 (نسخه ۶ و قبل‌تر) پررنگ است، امکان پاسخگوئی به این شرایط جدید را دارند؟

پاسخ یک کلمه است. خیر!

جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرایند محور، اساسی‌ترین تغییر در PMBOK7 نسبت به نسخه‌های قبلی است.

مروری بر تاریخچه مدیریت پروژه

PMI و تغییرات استاندارد جدید مدیریت پروژه PMBOK 7

همانطور که در بالا مطرح شد، استاندارد مدیریت پروژه و آزمون و بین‌المللی PMP، در ابعاد و حوزه های جدید، در حال توسعه است و موسسه PMI به عنوان یکی از مراجع اصلی مدیریت پروژه در دنیا نیز تغییرات زیادی را در دستور کار خود قرار داده است. این موسسه در ابتدای سال ۲۰۲۰، نسخه پیش نویس استاندارد PMBOK 7 خود را با تغییرات بنیادی و از صفر (درست مانند اینکه یک کتاب را بخواهیم از ابتدا بنویسیم) توسط تیمی از خبرگان و متخصصان مدیریت پروژه، به جامعه جهانی مدیریت پروژه ارائه نمود .
بدون شک، بزرگ‌ترین و زیربنایی‌ترین و به نظر من زیباترین تغییر PMBOK 7 نسبت به نسخه های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرایند محور بوده است.

این اصول ۱۲ گانه تحویل پروژه که شاید به تعبیری جایگزین فازهای ۵ گانه مدیریت آغازین، برنامه ریزی، اجرائی، پایش و کنترل و اختتامی مدیریت پروژه گشته اند، عبارتند از:

1. یک رهبر سخت کوش، با احترام و مراقب باشید.
2. محیط مناسبی را در پروژه، برای همکاری و تعامل تیمی ایجاد کنید
3. به طور موثر با ذینفعان پروژه، تعامل کنید.
4. روی ارزش تمرکز کنید.
5. سیستم را بشناسید، ارزیابی کنید و به تعاملات سیستم پاسخ دهید
6. رفتار یک رهبر را در پروژه داشته باشید.
7. با توجه به محیط و فضای سازمان، مدیریت پروژه را متناسب سازی کنید.
8. کیفیت را هم در فرآیندها و هم در اقلام قابل تحویل پروژه، جاری نمائید.
9. پیچیدگی را راهبری کنید.
10. پاسخ‌های بهینه برای ریسک‌های پروژه بیابید.
11. با آغوش باز، سازگاری و انعطاف‌پذیری را اجرا کنید.
12. تغییر را برای رسیدن به وضعیت مطلوب، فعال کنید.

همچنین تبیین سیستم تحویل ارزش در پروژه از طریق مدیریت پروژه و نیز محدوده های عملکردی ۸ گانه مدیریت پروژه با رویکرد جدیدی که در استاندارد PMBOK 7 طراحی شده است، از دیگر تغییرات این نسخه می باشد.

این محدوده های عملکردی (Performance Domains) ۸ گانه مدیریت‌ پروژه که گوئی جایگزین حوزه‌های دانشی ۱۰ گانه مدیریت پروژه؛ یعنی مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات، مدیریت ذی نفعان/دست اندرکاران گشته اند، عبارتند از:
1. ذینفعان
2. تیم
3. رویکرد توسعه و چرخه حیات
4. برنامه ریزی
5. کارهای پروژه
6. تحویل
7. اندازه گیری
8. عدم قطعیت

ضمنا در این نسخه پیشنهاد شده است تا ضمن انتخاب رویکرد و متدولوژی مناسب آن پروژه، یعنی یکی از متدولوژی های (آبشاری / قابل پیش بینی، چابک / اجایل و ترکیبی / هیبریدی) ، عملیاتی و اجرایی بودن استاندارد بمنظور تحویل نتایج بلند مدت و ماندگار پروژه و رسیدن به نقطه سر به سری پروژه در اولویت مدیر پروژه قرار گیرد.

این کار باعث می‌شود تا نتایج ماندگار و ارزشمند پروژه، با انتخاب متدولوژی مناسب و بهینه مخصوص همان پروژه و نه با کپی‌برداری از یک پروژه به پروژه دیگر، تحویل مشتری و یا کارفرمای پروژه گردد.

تغییر اساسی دیگر در PMBOK 7، ارایه مستندات مناسب و کافی برای متناسب سازی/ اختصاصی‌سازی (Tailoring) مدلها، روش‌ها و نمونه خروجی ها از طریق ارائه فرم‌ها، برنامه‌ها، الگوها، تمپلیتها و در یک کلام، آرتیفکت‌های پروژه خواهد بود.

قدم قدم با تغییرات استاندارد PMBOK 7

در نسخه‌های موجود استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، مانند استاندارد PMBOK-V6، کتاب، به دو بخش “استاندارد” و “راهنما” تقسیم بندی می شود. استاندارد بخشی است که با ضوابط سختگیرانه‌تری تدوین شده و رویکرد اصلی را نشان می داد. هدف از این بخش، پیروی نمودن از تعاریف مشخص شده در استاندارد موسسه ملی استاندارد آمریکا، یعنی استاندارد ANSI می‌باشد.

اما راهنما، بخشی با جزئیات کامل تر است که به استاندارد اضافه می گردد. در نسخه‌های موجود استاندارد، بخشی که فرآیندها رو از زاویه گروه‌های فرآیندی ۵ گانه آغازین، برنامه ریزی، اجرائی، مانیتور و کنترلی و اختتامی بررسی نماید،‌در بخش استاندارد بوده و بخشی که از منظر حوزه‌های دانش ده گانه مدیریت پروژه، یعنی مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات و در نهایت مدیریت ذی نفعان/دست اندرکاران توضیح می دهد، جزء راهنما می باشد.

اما در نسخه جدید استاندارد PMBOK 7، یعنی نسخه هفتم پم‌باک، به جای دو بخش، شاهد سه بخش خواهیم بود:
1. استاندارد
2. راهنمای اصلی
3. راهنمای آنلاین

دو بخش اول استاندارد و راهنمای اصلی، همچنان در بازه های زمانی ۴ ساله به روز آوری می شود و در کتاب استاندارد PMBOK 7 گنجانده می شود.
هدف این بخش نیز یکی، ایجاد مبنای مشترک برای درک و تحویل پروژه و همچنین ایجاد سیستم ارزش مدار تحویل پروژه با رویکردهای (قابل پیش بینی-اجایل و ترکیبی) می باشد.
بخش سوم نیز با توجه به تغییراتی که در حوزه مدیریت پروژه ایجاد می شود، دائما در حال تغییر خواهد بود و در یک بستر آنلاین در اختیار اعضای PMI قرار خواهد گرفت.
از آنجائیکه مهم ترین و بنیادی ترین تغییر در استاندارد PMBOK 7، نسبت به نسخه های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرایند محور است، لذا تمام فرآیندها، گروه‌های فرآیندی و حوزه‌های دانش، یعنی کل محتوای قدیمی استاندارد، به بخش سوم یعنی راهنمای آنلاین منتقل شده و دیگه جزئی از کتاب PMBOK 7 نخواهد بود و در عمل فرایندهای مدیریت پروژه، اهمیت قبلی خود را از دست خواهند داد.

شرکت مهندسی رهنمون اندیشه توسعه فردا